Kakovostni informacijski sistemi morajo izpolnjevati nabor ključnih meril in funkcionalnosti, ki omogočajo ne le shranjevanje in obdelavo podatkov in dokumentov, temveč tudi hiter in zanesljiv dostop do njih. To pripomore k lažjemu delu, hitrejšemu odločanju, optimizaciji procesov, večji učinkovitosti ter konkurenčni prednosti na trgu.
V hitro spreminjajočem se poslovnem okolju je informacijski sistem, ki omogoča povezave z zalednimi sistemi hrbtenica, ki učinkovito povezuje vse segmente v organizaciji.
Kakovostni informacijski sistemi in njihove lastnosti
Kakovostni informacijski sistemi morajo vsebovati veliko različnih lastnosti, da so učinkoviti. Najpomembnejše lastnosti takšnega sistema so:
Zanesljivost
Informacijski sistem mora biti zanesljiv in zagotavljati visoko razpoložljivost. To pomeni, da mora biti sistem stabilen, brezhibno delujoč ter sposoben obvladovati morebitne napake ali izpade.
Varnost
Zagotavljanje varnosti podatkov je ključnega pomena. Informacijski sistem mora imeti ustrezne varnostne mehanizme, kot so avtentikacija, avtorizacija, šifriranje podatkov in varnostne kopije, da se prepreči nepooblaščen dostop ali izguba podatkov.
Prilagodljivost
Dober informacijski sistem mora biti prilagodljiv in sposoben spreminjati se skupaj s potrebami organizacije. Če je le mogoče izberite sistem, s katerim lahko digitalizirate več poslovnih procesov, s čimer se izognete uporabi več različnih sistemov oz. aplikacij za posamezne procese.
Učinkovitost
Informacijski sistem mora biti učinkovit in omogočati hitro obdelavo in dostop do podatkov ter zagotavljati hitre odzivne čase. To je ključnega pomena za zagotavljanje nemotenega delovanja.
Skladnost s predpisi
Informacijski sistem mora biti skladen z zakonodajo in regulativami glede zbiranja, shranjevanja in obdelave podatkov, kot tudi z drugimi relevantnimi predpisi.
Uporabniška izkušnja
Ponujati mora dobro uporabniško izkušnjo. Uporabnikom mora omogočiti enostavno upravljanje in vnose, jasno vodenje skozi procese ter hiter dostop do potrebnih podatkov in dokumentov.
Integracija
Informacijski sistem mora biti sposoben integrirati različne sisteme in podatke iz različnih virov. Podatki so tako zbrani na enem mestu, hitro dosegljivi in omogočajo hitrejše delo ter lažje odločanje. To omogoča nemoteno delovanje in pretok informacij med različnimi deli organizacije.
Analitika in poročanje
Sistem mora omogočiti napredno analitiko in ustrezno poročanje, ki pomagata pri sprejemanju boljših odločitev, prepoznavanju ozkih grl in lažjemu poročanju.
Podpora in vzdrževanje
Zagotavljanje učinkovite podpore in vzdrževanja sistema je ključnega pomena. Strokovna in odzivna tehnična podpora mora biti na voljo za reševanje morebitnih težav ali vprašanj uporabnikov. Prav tako mora ponudnik sistema poskrbeti za redno zakonodajno in tehnološko posodabljanje funkcionalnosti.
Samo celovit in dobro zasnovan informacijski sistem, ki združuje zgornje vidike, bo organizaciji omogočil uspešno izvajanje njenih poslovnih dejavnosti ter ji ponudil konkurenčno prednost na trgu. In takšen je tudi ODOS – sodoben informacijski sistem za upravljanje dokumentov in procesov, ki s svojimi prednostmi prispeva k boljšemu upravljanju, optimizaciji procesov ter izboljšanju učinkovitosti celotne organizacije.
Za več informacij obiščite našo spletno stran www.odos.si. Če imate željo po individualnem svetovanju na temo digitalizacije ali uvedbe informacijskega sistema, nas lahko kadarkoli kontaktirate na prodaja@pia.si. Z veseljem vam bomo pomagali pri uvedbi digitalizacije v vaše poslovanje.
