Morda se kdaj vprašate, zakaj bi spreminjali nekaj, kar deluje in zaposlenim omogoča učinkovito delo. Res se je lažje oklepati znanega, saj nam to prinaša občutek varnosti in gotovosti. Pa veste, da z digitalizacijo poslovanja lahko delovne postopke zapeljete bolj prijazno uporabnikom in bolj učinkovito z vidika uspešnosti poslovanja?
Digitalizacija poslovanja močno poenostavi delovne postopke in jih naredi bolj prijazne za uporabnike in bolj učinkovite z vidika celotne uspešnosti poslovanja. Prednosti so večplastne: od povečane prilagodljivosti, optimizacije in avtomatizacije postopkov do hitrejšega dostopa do podatkov in dokumentov ter povečanja učinkovitosti poslovanja.
Preverite, katere prednosti ponuja digitalizacija in kaj sploh morajo vsebovati kakovostni informacijski sistemi, da bo digitalizacija čim bolj uspešna.
Prednosti digitalizacije
– Ena izmed najpomembnejših prednosti je zagotovo hiter in varen dostop do podatkov kadarkoli in kjerkoli, tudi preko mobilnih naprav, če imate povezavo z internetom, kar vpliva na večjo učinkovitost in fleksibilnost poslovanja.
– Optimizacija poslovnih procesov in avtomatizacija delovnih postopkov lahko močno pohitri in poenostavi delo, zmanjša možnost napak, skrajša čas potreben za iskanje informacij in naredi poslovanje preglednejše in bolj učinkovito.
– Delo je poenostavljeno tudi z uporabo raznih šifrantov, predizpolnjenih podatkov ter hitrimi in enostavnimi vnosi.
– Integracija oz. povezovanje različnih sistemov omogoča še nadaljnjo avtomatizacijo postopkov in lažje vodenje poslovnih procesov, kar še dodatno poenostavi delo zaposlenim oz. uporabnikom takšnih sistemov. S povezavami med sistemi odpravimo podvojene vnose v različne sisteme in s tem olajšamo delo ter zmanjšamo število napak pri vnosu. Povezave med sistemi pripeljejo podatke na eno mesto in s tem poenostavijo tudi dostop do podatkov, potrebnih za sprejemanje odločitev.
– Tudi različne napredne funkcionalnosti, kot so na primer: eVloge, ePodpisovanje, eVročanje, še dodatno olajšajo delo in naredijo poslovanje sodobnejše.
– Seveda ne smemo pozabiti tudi na delo na daljavo, ki ga omogočajo nekateri napredni sistemi. To se je v času Covida izkazalo kot nujno potrebno in predvsem zelo dobrodošlo. Z uporabo naprednih sistemov, ki so hkrati tudi spletna aplikacija, pri izvajanju delovnih nalog namreč niste več vezani na fizično prisotnost na delovnem mestu, ampak lahko svoje naloge izvajate od koderkoli, kjer je povezava z internetom.
– Za večjo fleksibilnost pri delu je izjemnega pomena tudi možnost elektronskega podpisovanja in potrjevanja preko mobilnih naprav, kar pomeni, da ni nujno, da je podpisnik prisoten v pisarni, saj lahko to naredi od koderkoli na terenu.
Zato je digitalizacija poslovanja ključnega pomena za uspešno prihodnost vaše organizacije.
Med najpomembnejšimi prednostmi je zagotavljanje sledljivosti in varnosti
Poleg varnih dostopov do sistema sta ključna tudi varnost in sledljivost podatkov. Dostopi do sistema morajo biti varovani (z varnimi protokoli, gesli in večstopenjsko avtentikacijo ipd.), uporabniki pa se morajo zavedati tudi svoje odgovornosti glede tega in upoštevati varnostno politiko in varnostna navodila svoje organizacije. Poleg varnih dostopov do sistema je izrednega pomena tudi sledljivost in varnost samih podatkov.
Kakovostni sistemi morajo zagotavljati:
- Revizijsko sled in verzioniranje dokumentov, ki sta ključna za zagotavljanje sledljivosti in transparentnosti poslovanja organizacije. Sistem mora omogočati beleženje vseh sprememb na dokumentih in shranjevanje različic dokumentov, da se lahko sledi, kdo je dokument spremenil, kdaj in v kakšnem obsegu. To je pomembno za zagotavljanje zakonitosti poslovanja, nadzora nad spremembami in za ohranjanje dokumentacijske dediščine organizacije.
- Tudi določanje pravic uporabnikov ter omejeni dostopi do zadev in dokumentov so ključni elementi varnosti pri digitalizaciji poslovanja. Sistemi morajo omogočati upravljanje s pravicami za dostop do različnih dokumentov in zadev, na podlagi vnaprej določenih pravil in pristojnosti v organizaciji. Na ta način se lahko prepreči nepooblaščen dostop do občutljivih informacij in dokumentov.
- Poleg določanja pravic uporabnikov je pomembno tudi določanje stopenj in oznak tajnosti, ki se uporabljajo v okviru določenih predpisov. S tem se zagotovi dodatna zaščita občutljivih podatkov in dokumentov, saj se v sistemu natančno določi, kdo lahko dostopa do tako zaščitenih dokumentov in zadev. Dostopi pa so seveda tudi jasno beleženi.
- Sistem mora zagotavljati tudi varno izmenjavo dokumentacije, zaščiteno z gesli.
- Pomembna pa so tudi pooblastila v času nadomeščanja, ki omogočajo tudi ustrezno izvajanje varnostne politike, da se npr. ne izmenjujejo uporabniška imena in gesla med zaposlenimi.
Če imate željo po individualnem svetovanju na temo digitalizacije ali pa preprosto želite izvedeti več informacij, nas lahko kadarkoli kontaktirate na prodaja@pia.si. Z veseljem vam bomo pomagali pri digitalizaciji vašega poslovanja.
