Zakaj uvesti sistem za upravljanje z dokumenti in procesi oz. dokumentni sistem je vprašanje, s katerim se sooča mnogo sodobnih organizacij, ki iščejo učinkovite rešitve za izboljšanje svojega poslovanja in delovanja.
V današnjem poslovnem okolju, kjer je vsaka informacija dragocena, postaja učinkovito upravljanje z dokumenti in procesi, temelj uspeha. Dokumentni sistem predstavlja strateško orodje, ki omogoča organizacijam, da optimizirajo svoje delovne procese, zagotavljajo varnost podatkov in olajšajo komunikacijo ter izmenjavo podatkov in dokumentov tako znotraj ekip kot z zunanjimi partnerji.
V tem članku bomo raziskali ključne razloge, zakaj se odločiti za dokumentni sistem, ki lahko vaši organizaciji prinese veliko prednosti in koristi.
Kaj sploh je dokumentni sistem oziroma sistem za upravljanje z dokumenti in procesi?
Dokumentni sistem je napredna tehnološka rešitev, ki organizacijam omogoča organizirano, varno in učinkovito upravljanje s procesi in posledično z digitalnimi dokumenti. Takšen sistem ni le digitalni arhiv, temveč orodje, ki podpira celoten proces in življenjski cikel dokumenta – od nastanka, prek obravnave, shranjevanja, do končnega izločanja in arhiviranja ali uničenja.
Glavna prednost dokumentnega sistema je v njegovi sposobnosti, da omogoča digitalizacijo procesov, centralizira shranjevanje dokumentov na enem mestu, omogoča hitro iskanje in dostop do dokumentov.
Posledično izboljšuje tudi sodelovanje med zaposlenimi, saj so dokumenti na dosegu roke, ne prihaja do napak in zamujanj v izvajanju procesov, posredovanju podatkov, olajša organizacijo dela znotraj oddelkov ipd.
Sistem avtomatizira postopke kot so digitalno upravljanje procesov, elektronsko podpisovanje, pravice dostopov do podatkov in dokumentov, revizije in sledenje spremembam, s čimer znatno poveča produktivnost in zmanjša možnost človeških napak.
Elektronski dokumentni sistem je nepogrešljivo orodje za vsako sodobno organizacijo, ki želi izboljšati svoje poslovanje, pohitriti izvajanje procesov, povečati varnost podatkov in hkrati prispevati k bolj trajnostnemu in okolju prijaznemu načinu dela.
V spodnjem videu vam naš projektni vodja, Peter Čurč, na kratko pojasni, zakaj je to orodje ključnega pomena za vaše uspešno poslovanje.
Interoperabilnost je pomemben del dokumentnega sistema
Interoperabilnost predstavlja eno izmed ključnih značilnosti učinkovitega dokumentnega sistema. To omogoči sistemu, da se brezhibno povezuje in komunicira z drugimi informacijskimi sistemi in aplikacijami ter portali, kar je bistveno za sodobne organizacije, ki uporabljajo raznolike tehnološke rešitve. Zagotavljanje interoperabilnosti dokumentnega sistema pomeni, da lahko vaša organizacija maksimalno izkoristi vse svoje investicije v tehnologijo, ki jo uporablja.
S sistemom, ki se lahko povezuje z različnimi bazami podatkov, portali, aplikacijami in drugimi poslovnimi orodji, lahko povečate svojo produktivnost, izboljšate delovne procese, odpravite podvojene vnose in zmanjšate možnosti za napake, ki se pogosto pojavijo zaradi ročnega vnašanja podatkov.
Interoperabilnost oziroma povezljivost sistemov prav tako omogoča boljšo dostopnost in deljenje podatkov znotraj organizacije ter med poslovnimi partnerji, kar pomeni boljšo podporo odločanju na vseh ravneh.
6 razlogov, zakaj izbrati dokumentni sistem
Pri razmišljanju o načinih za izboljšanje poslovanja se pogosto srečamo z vprašanjem: zakaj izbrati dokumentni sistem? Odgovor na to vprašanje se skriva v številnih prednostih, ki jih tak sistem prinaša organizacijam vseh velikosti.
- Brezpapirno poslovanje in prijaznost do okolja: Implementacija dokumentnega sistema omogoča prehod na brezpapirno poslovanje tako, da digitalizira oz. podpira proces in s tem celotni življenjski cikel dokumenta od ustvarjanja, distribucije, shranjevanja do arhiviranja in uničenja. Ta pristop ne samo izboljša operativno učinkovitost, ampak tudi spodbuja korporativno družbeno odgovornost.
- Večja produktivnost: Dokumentni sistem zagotavlja orodja za spremljanje, enostavno iskanje in učinkovito vodenje procesov, zajem in obdelavo ter arhiviranje dokumentov, ki so dostopni zaposlenim kjerkoli in kadarkoli, ne glede na to, katero pametno napravo uporabljajo. To jim omogoča, da hitreje dostopajo do potrebnih informacij in dokumentov, kar pomeni, da lahko svoje delo opravijo hitreje in bolj učinkovito.
- Zaščita in varnost podatkov: Organizacije lahko zagotovijo visoko raven varnosti za občutljive in zaupne podatke. Sistem omogoča določanje različnih ravni dostopa in nadzor nad tem, kdo in kdaj lahko vidi ali spreminja dokumente, kar zmanjšuje tveganje za nepooblaščen dostop in potencialno zlorabo informacij.
- Nižji stroški: Digitalizacija procesov, ki jo omogoča dokumentni sistem, prispeva k znatnemu znižanju stroškov. Manjša potreba po tiskanju in fizičnem shranjevanju dokumentov ne zmanjšuje le stroškov papirja, tonerjevin arhiviranja, temveč tudi čas, ki bi ga zaposleni sicer porabili za ročno upravljanje s procesi in dokumenti.
- Zakonska skladnost: Elektronski dokumentni sistem organizacijam olajša upoštevanje zakonskih in regulativnih zahtev glede varstva in arhiviranja podatkov. Sistematično upravljanje dokumentov poenostavlja procese in pomaga zagotavljati, da organizacija izpolnjuje vse potrebne pogoje za zakonsko skladnost.
- Večje zadovoljstvo zaposlenih in strank: Hitrejši dostop do informacij in večja odzivnost sta ključna dejavnika za izboljšanje zadovoljstva strank. Zaposlenim omogoča, da hitreje najdejo informacije, potrebne za delo, kar pripomore k hitrejšemu in učinkovitejšemu delu.
Kako pa je z implementacijo dokumentnih sistemov, kot je ODOS?
Implementacija dokumentnih sistemov je ključna faza digitalne preobrazbe, ki zahteva premišljen pristop in podrobno načrtovanje. Pri PIA informacijski sistemi in storitve, d.o.o imamo bogate izkušnje s postavljanjem temeljev za uspešno implementacijo dokumentnih sistemov, ki so ključne za izboljšanje učinkovitosti in dostopnosti informacij znotraj organizacije. Naš proces implementacije je zasnovan tako, da zagotavlja enostavno integracijo poslovnih procesov in maksimalno uporabniško zadovoljstvo.
Kako poteka implementacija našega sistema ODOS si lahko preberete v članku: Kako poteka implementacija sistema ODOS?
Zakaj izbrati dokumentni sistem ODOS?
V digitalni dobi, ko je varnost in učinkovitost poslovanja na prvem mestu, predstavlja dokumentni sistem ODOS optimalno rešitev za organizacije, ki stremijo k izboljšanju svojih poslovnih procesov. ODOS zagotavlja vrhunsko varnost in zaščito podatkov, avtomatizacijo delovnih tokov ter brezpapirno poslovanje, kar prispeva k zmanjšanju stroškov in okoljskemu odtisu organizacije.
S sistemom ODOS lahko povečate produktivnost, zagotovite skladnost z zakonodajo in izboljšate zadovoljstvo strank, saj omogoča hitro in učinkovito upravljanje s procesi in dokumenti kjerkoli in kadarkoli. Sistem je zasnovan tako, da se prilagaja potrebam sodobnega poslovanja in pomaga pri ohranjanju konkurenčnosti na trgu.
Imate specifične potrebe, za katere še niste našli primernega informacijskega sistema? V podjetju PIA Informacijski sistemi in storitve razvijamo tudi rešitve po vaši meri in potrebah.
Sicer pa je sistem ODOS zasnovan modularno, kar pomeni, da lahko vaše poslovne procese digitalizirate postopoma. To je še posebej koristno, saj modularna zasnova olajša prehod in uvajanje ter zagotavlja časovno in stroškovno učinkovitost.
Za več informacij in podrobnosti o tem, kako lahko sistem ODOS koristi vaši organizaciji, obiščite našo spletno stran. Tam boste našli vse potrebne informacije, ki vam bodo pomagale pri odločitvi zakaj je ODOS prava izbira za vas.
Preverite mnenja naših zadovoljnih strank in se tudi sami prepričajte, zakaj so naše storitve prava izbira za vas.
Za podjetje PIA so značilni hitra pomoč, dosegljivost, odzivnost. Predstavitve so odlične. Sistem ODOS omogoča hiter vpogled v zadevo in s tem večjo preglednost poslovanja, revizijsko sled, omogoča predajanje zadeve drugim sodelavcem v reševanje, z njim je omogočeno brezpapirno poslovanje - elektronsko podpisovanje. Uporabljamo modul Vhodno izhodna pošta, ki omogoča hiter vpogled v zadeve, iskanje zadev po klasifikaciji ali vsebini, predajo zadev drugemu sodelavcu, soreševanje zadeve.
Ne predstavljam si dela brez dokumentnega sistema kot je ODOS. Zadovoljna sem, da so vsi dokumenti enostavno in hitro dostopni. Tudi elektronsko podpisovanje teče dobro, z vročanjem izhodne pošte v elektronski obliki smo že sedaj precej privarčevali, odziv na podporo/pomoč je hiter.
Za dodatne informacije in podporo smo vam z veseljem na voljo preko elektronske pošte prodaja@pia.si, kjer se bomo hitro odzvali in vam pomagali pri vseh vprašanjih ali potrebah.
Če pa vas zanima več o digitalizaciji, si preberite naše spodnje članke:
Avtor: PIA d.o.o.
