Digitalizacija poslovanja je ključna za doseganje večje učinkovitosti, varnosti in konkurenčnosti poslovanja. A kako se lotiti tega procesa, da bo uspešen in učinkovit? Podajamo vam 7 ključnih korakov za uspešno uvedbo digitalizacije v vaše poslovanje.
7 korakov kako se lotiti digitalizacije poslovanja
Koraki, kako se lotiti digitalizacije poslovanja, znajo biti dokaj zapleteni. Vendar s pravilnim vodnikom in jasnimi smernicami je postopek lahko precej bolj pregleden in manj zastrašujoč. Vsak spodnji korak je zasnovan tako, da vam omogoča postopno uvedbo in razumevanje vseh vidikov digitalizacije, ne glede na velikost ali vrsto vašega podjetja.
1. korak: Začnite s pregledom trenutnih poslovnih procesov
V začetni fazi je priporočljivo opraviti posnetek trenutnega stanja. Zaradi koristi, ki jih prinaša digitalizacija, je smiselno digitalizirati vse poslovne procese, vendar se najprej lotimo tistih, ki nam prinašajo največjo dodano vrednost in za njih porabimo največ časa (npr. vhodna in izhodna pošta, nabavni proces, projektno vodenje ipd.).
2. korak: Pomembna je izbira pravega ponudnika
Pri iskanju rešitev za digitalizacijo poslovanja je vedno smiselno, poleg sistema, preveriti tudi ponudnika tega sistema. Pri izbiri ponudnika so pomembne izkušnje in reference. Tudi stalnost podjetja na trgu, slovensko lastništvo in stalnost ekipe, brez konstantne fluktuacije, so dejavniki, ki jih je vredno upoštevati. Samo tako si namreč lahko zagotovite zaupanja vrednega partnerja.
3. korak: Pomembna je izbira pravega sistema
Pomembno je, da se odločite za sistem, s katerim lahko digitalizirate več procesov (npr. vhodno in izhodno pošto, potne naloge, odsotnosti, naročilnice, pogodbe, projektno vodenje in druge), saj se s tem izognete uporabi več različnih sistemov za digitalizacijo posameznih procesov.
Izrednega pomena je tudi ustrezna zakonska skladnost. Za javnopravne organizacije pa tudi, da je sistem certificiran pri Arhivu RS.
Če pri svojem poslovanju že uporabljate kakšne sisteme (kot npr. finančne aplikacije, sistem za registracijo delovnega časa ipd.) pa je pomembna tudi možnost povezovanja s temi sistemi.
Če potrebujete kakšne posebnosti, je dobrodošla možnost razvoja po meri, zato je pomembno, da je sistem produkt lastnega razvoja, saj si tako lahko zagotovite morebitne prilagoditve po meri ali povezave z zalednimi sistemi.
Preverite tudi kakšno podporo uporabnikom nudi izvajalec. Po uvedbi sistema, pa tudi sicer, je namreč zelo pomembna odzivna in strokovna podpora uporabnikom. Pomembno je, da vam je podpora na voljo takoj, ko jo potrebujete in ne, da na odgovor čakate po več dni ali celo tednov. Izrednega pomena so tudi stalne nadgradnje sistema in posodobitve skladno s spremembami zakonodaje.
4. korak: Postopno uvajanje
Svetujemo vam tudi, da se digitalizacije lotite postopoma. Modularna zasnova sistema omogoča postopno digitalizacijo poslovnih procesov in s tem postopno privajanje zaposlenih na novosti. Najprej se lotite tistih procesov, za katere porabite največ časa. Ko uredite in osvojite te, sistem nadgradite še z digitalizacijo drugih procesov. Zato je pomembno, da se odločite za sistem, s katerim lahko digitalizirate več različnih procesov.
5. korak: Priprava načrta digitalizacije in določitev odgovornih oseb
Načrt digitalizacije in določitev odgovornih oseb pri naročniku in izvajalcu je ključnega pomena za uspešno uvedbo digitalizacije. Vodstvo ima ključno vlogo pri tem procesu, saj mora spodbujati spremembo delovanja in razmišljanja ob prehodu na digitalno poslovanje, da bi zagotovilo večjo učinkovitost poslovanja.
6. korak: Priprava načrta digitalizacije in določitev odgovornih oseb
Če boste uvedbo digitalnega poslovanja zaupali izkušenemu izvajalcu, si boste s tem zagotovili tudi utečen proces implementacije. Kar je izrednega pomena, saj lahko s tem prihranite veliko časa in truda, ker vas izvajalec usmerja z natančnimi navodili, kaj je potrebno narediti na vaši strani in katere podatke morate zagotoviti.
V kolikor že uporabljate kakšen informacijski sistem in ga želite nadomestiti z novim, pa je pomembno tudi to, da izvajalec novega sistema omogoča uvoz dokumentov in zadev iz predhodnega sistema, saj boste imeli s tem močno olajšano nadaljevanje dela v novem sistemu.
Seveda po uspešno izpeljani implementaciji, sledi tudi strokovno vodeno izobraževanje uporabnikov, da uporabniki dobro razumejo in znajo uporabljati sistem. Pri tem pa je seveda pomembna tudi vloga vodstva, da spodbujajo zaposlene k uporabi sistema. Seveda pa morajo tudi uporabniki sami pokazati zavzetost za uporabo novega sistema. Če nekdo nima interesa in s strani vodstva ni jasnih usmeritev, da je uporaba sistema obvezna za vse uporabnike, potem tudi najbolj strokovno in izčrpno izobraževanje ne bo prineslo želenih rezultatov.
7. korak: Priprava načrta digitalizacije in določitev odgovornih oseb
Stik z naročniki po uvedbi digitalizacije poslovanja je korak, ki se ne sme preskočiti. Kot eden od pomembnih korakov uvedbe digitalizacije, ki ga marsikdo spregleda, je tudi odzivna in strokovna podpora uporabnikom, ki omogoča dolgoročno uspešno uporabo sistema. Zato je zelo pomembno, da jo izvajalec zagotavlja. Da vam sistema ne samo proda, ampak zagotavlja tudi kakovostne poprodajne storitve, nadgradnje sistema, posodobitve ipd.
Si želite bolj podrobnih napotkov glede digitalizacije vašega poslovanja?
Ne oklevajte in stopite v stik z nami. V podjetju PIA informacijski sistemi in storitve, d. o. o., imamo strokovno znanje in izkušnje za uspešno in učinkovito izvedbo digitalizacije različnih poslovnih procesov z moduli naprednega informacijskega sistema ODOS ali z rešitvami po vaši meri.
Za vsa vprašanja in informacije smo vam na voljo preko telefonske številke 03 898 37 90 ali e-pošte prodaja@pia.si. Naša ekipa strokovnjakov je pripravljena in z veseljem vam bo pomagala izkoristiti potencial, ki ga nudi digitalizacija poslovanja.
Za še več informacij na temo digitalizacije, vas vabimo k branju spodnjih člankov:
